Вводная информация:
Заказчик: дистрибьютер завода по производству гидроизоляции для бетонных конструкций.
Клиенты Заказчика: юридические лица.
Основной канал поступления сделок: тендеры, заказы клиентов, передаваемых заводом, выставки.
Выбранный тариф: "Стандартный" + подписка BitrixGPT + Маркетплейс.
Основные проблемы отдела продаж до внедрения:
- Информация по клиентам ведётся в таблицах. У каждого сотрудника своя таблица, нет общего формата заполнения. Нет общей базы клиентов.→Решение💡
- Переписка и координация между отделами и сотрудниками ведется во внешних мессенджерах. История взаимодействия нигде не фиксируется. К тому же, на момент обращения заблокирован основной канал общения- мессенджер WhatsApp.→Решение💡
- Сотрудники забывают, а руководители не видят в какой стадии находится тот или иной клиент.→Решение💡
- Мобильная телефония есть, а контроль, запись разговоров, и оперативная связка записи с клиентом отсутствует. Руководитель не видит сколько звонков сделано за определенный период, какая длительность разговоров, не может прослушать нужную запись.→Решение💡
- Звонки от новых клиентов не фиксируются и не анализируются. Сотрудники забывают о них. В результате, клиенты теряются, уходят к конкуренту.→Решение💡
- Руководитель не видит общей картины по клиентам: сколько новых клиентов за определенный период, какие коммуникации были, сколько сделок и счетов создано, сколько назначено встреч и их цель.→Решение💡
- Руководитель хочет видеть от сотрудников ежедневный план работ на день в рамках тарифа «Стандартный». (На тарифах выше «Стандартный» есть встроенный функционал «План работ» и учет времени сотрудника).→Решение💡
- Отправка КП требует рутинных действий: «Открыть в текстовом редакторе шаблон письма в зависимости от типа клиента- Скопировать текст- Вставить текст в тело/заголовок письма- Внести правки/дополнения/персонализации- Приложить файл КП- Отправить».→Решение💡
- Счета выписываются в нескольких системах: 1С и Транзаптор. Номера счетов из разных систем не связаны, могут пересекаться. Номенклатура товаров не унифицирована. Всё это создаёт трудности в бухгалтерском учете.→Решение💡
- Отсутствует контроль сроков оплаты счетов. Сотрудники выписывают счета и забывают отслеживать их актуальность. В результате, неоплаченные счета могут висеть по полгода.→Решение💡
- Оплаты клиентов менеджеры могут узнать только через бухгалтерию, обратившись туда устно, и только на следующий день после оплаты. Это негативно сказывается на лояльности клиентов.→Решение💡
- За 1 день до отгрузки ответственному сотруднику требуется делать запрос в бухгалтерию на отправку клиенту УПД по ЭДО. Этот запрос сотрудники иногда забывают делать, что негативно сказывается на лояльности клиентов.→Решение💡
- В день отгрузки ответственному сотруднику требуется создать и отправить на склад доверенность на получение товара. Доверенность заполняется вручную, в том числе занесение товаров и их количество. Это долго, неудобно и возможны ошибки.→Решение💡
- Склады есть, а складского учета нет: отсутствует возможность получения оперативной сводки по остаткам/резервам, приходам, реализациям, перемещениям товаров.→Решение💡
Решение:
1.Перенесли основные таблицы с данными о клиентах в Контакты и Компании Битрикс24, предварительно пересобрав их в нужном формате. Для оперативного заполнения реквизитов новых организаций и актуализации существующих, установили приложение "Быстрое заполнение реквизитов компаний и банка [INN.FIX4.ORG]".
Пометки менеджеров из таблиц разместили в поле комментарий, чтобы их можно было читать, не заходя в компанию, при представлении компаний в виде списка.
Теперь, все клиенты находятся в CRM в карточках Компаний и Контактов
Установленное приложение "Быстрое заполнение реквизитов компаний и банка [INN.FIX4.ORG]" позволяет получить основные реквизиты компании из ФНС через сервис «DaData», введя ИНН и КПП компании. В карточке Компании приложение представлено отдельной вкладкой "Автореквизиты".
Теперь, при создании организации в Компаниях, достаточно в названии указать ИНН организации и открыть вкладку «Автореквзиты». После этого, система автоматически подтянет из налоговой основные реквизиты компании, не включая банковские.
2.Переписку сотрудников и отделов перенесли в чаты Битрикс24. Создали виртуального помощника, от которого в чат сотрудника приходят уведомления, напоминания системы о важных событиях.
Теперь, переписка, уведомления о событиях, происходит в одной системе, без боязни блокировки.
3.Для четкого понимания в какой стадии находится тот или иной клиент согласовали и создали соответствующие стадии сделки и автоматизации к стадиям.
Теперь ясно, на какой стадии клиент, как сотруднику, так и руководителю. Плюс к этому, система присылает необходимые напоминания/уведомления в моменты, определенные логикой стадий.
4.Перенесли мобильную телефонию в Мегафон, подключили к ней ip-телефонию Мегафон ВАТС и интегрировали её с Битрикс24.
Теперь:
- при звонке в CRM всплывает карточка компании с актуальной информации о клиенте: активные сделки, дела
- все записи разговоров и их история находятся в CRM. Для прослушивания разговора достаточно зайти в карточку клиента и в таймлайн отфильтровать события по типу «Коммуникации»
5.Для взаимодействия с новыми клиентами задействовали сущность Битрикс24 Лиды и настроили автоматическое создание лида, для каждого входящего/исходящего звонка, при условии, что для этого номера он ещё не был создан. А также подключили AI аналитику звонков, используя штатную подписку BitrixGPT + Маркетплейс.
Лид это отдельная сущность в CRM, которая, находясь в системе, не пересекается с основной клиентской базой (контакты, компании) до момента успешной финальной квалификации, после которой лид становится компанией/контактом.
Теперь:
- при звонке от нового клиента автоматически создается Лид
- ответственному ставится задача по квалификации лида, с автоматическим периодическим напоминаниями об этом в чат сотрудника.
- если лид не квалифицирован определенное количество дней, он удаляется
- в этап квалификации лида добавлена стадия «Встреча»
Если клиент после первого звонка не определился по вопросу дальнейшего сотрудничества и согласен, чтобы ему перезвонили позже, сотрудник переводит лид в стадию «Встреча» и заполняет обязательные поля для возможности перевода в эту стадию: «Форма общения» (Встреча/Звонок), «Дата/время встречи», «Цель встречи», «Адрес встречи» (если форма общения «Встреча»).
За час до указанного времени сотруднику в чат приходит соответствующее напоминание о встрече с сопутствующей информацией: «Цель встречи», «ФИО клиента», информация из поля «Комментарий».
В результате, сотрудник получает не только напоминание о событии, но и краткую сводку ранее полученной информации о клиенте и сути встречи.
За час до указанного времени сотруднику в чат приходит соответствующее напоминание о встрече с сопутствующей информацией: «Цель встречи», «ФИО клиента», информация из поля «Комментарий».
В результате, сотрудник получает не только напоминание о событии, но и краткую сводку ранее полученной информации о клиенте и сути встречи.
- в финальные проигрышные стадии добавлена стадия «СПАМ»
При переводе в эту стадию, лид удаляется, номер добавляется в «черный список» и при следующем звонке с этого номера, лид больше не создаётся.
Такой сценарий необходим не только для СПАМ звонков, но и для звонков знакомых, родственников, курьеров, незаведенных в систему номеров сотрудников. То есть, для всех тех, для которых не нужно фиксировать событие в CRM.
Для оперативной аналитики проведенных разговоров с клиентами подключили и настроили в лидах инструмент Битрикс24 «BitrixGPT в CRM: расшифровка звонков и заполнение карточки».
Теперь, после каждого разговора система автоматически производит его анализ и записывает резюме в системное поле «Комментарий». Это позволяет оперативно получать краткий срез сути общения по каждому лиду не заходя в него, при представлении лидов в виде списка.
Если требуется более детальная аналитика, после разговора, AI в лидах автоматически создаёт следующие отчеты:
- расшифровка записи разговора в текст
- резюме разговора
- оценка разговора менеджера
Таким образом, штатными средствами подписки BitrixGPT + Маркетплейс предоставляется мощный инструмент аналитики разговоров, позволяя получить ясное представление о их сути, кардинально снижая время на предварительный анализ.
6.Для руководителя создали недельный и месячный отчет по основным показателям компании.
Для реализации отчета использовали приложение из Маркета "Ежедневные отчеты: CRM показатели".
Теперь, в конце недели и месяца в специальную чат-группу, куда входит руководитель, приходит оперативная сводка за соответствующий период (общая и по пользователям), по следующим показателям:
- кол-во звонков (отдельно: всего/входящих/исходящих) с длительностью больше 60 секунд
- кол-во писем (отдельно: всего/отправленных/полученных)
- кол-во новых компаний/контактов
- кол-во новых лидов
- кол-во конвертированных лидов
- кол-во активных сделок
- сумма активных сделок
- кол-во закрытых сделок
- сумма закрытых сделок
- кол-во выставленных счетов
- сумма выставленных счетов
- кол-во оплаченных счетов
- сумма оплаченных счетов
7.Для реализации ежедневного плана на день для каждого сотрудника отдела продаж на тарифе «Стандартный» создали дополнительную воронку в сделках «Регулярные задачи».
В этой воронке на начальной стадии создали по отдельному роботу для каждого сотрудника: «Создание задачи «План на день»».
Теперь ежедневно, кроме выходных и праздничных дней, в начале рабочего дня, сотруднику ставится задача «План на день», в которую он должен зайти и заполнить её в виде чек-листа.
В начале следующего рабочего дня предыдущие задачи «План на день» автоматически закрываются и создаются новые.
Эти задачи видны руководителю в разделе «Задачи и проекты».
Эти задачи видны руководителю в разделе «Задачи и проекты».
Заполнение плана в виде чек-листа позволяет руководителю видеть прогресс его выполнения, не заходя в задачу в списке всех задач, так как сотрудник последовательно отмечает выполненные пункты, по мере их завершения и эти изменения автоматически обновляются в списке задач.
Таким образом, руководитель всегда в курсе текущих планов на день своих сотрудников.
8.Для работы с КП задействовали и автоматизировали соответствующую сущность Битрикс24 «Коммерческие предложения».
Теперь, при создании КП достаточно указать клиента, его тип, выбрать товары и перевести «Предложение» в стадию «Сформировать».
После этого:
После этого:
- автоматически формируется файл КП по шаблону для ИП или организации
- после формирования файла, он копируется в сделку
- сформированный файл КП отправляется на e-mail клиента, с текстом, в зависимости от типа клиента
Таким образом, реализованное формирование и отправка КП минимизировало ошибки и сократило количество операций сотрудника, высвободив время на более творческие процессы.
9.Работа со счетами была перенесена в Счета Битрикс24.
Для этого:
- создана и импортирована номенклатура разделов и товаров, в точности совпадающая по названиям указанных в прайсе производителя
- созданы шаблоны счетов для ИП и организаций с полем: "Назначение платежа"
- к стандартным стадиям добавлены дополнительные
- добавлены пользовательские поля
- проведена автоматизация: для каждой стадии добавлены определённые триггеры и роботы в соответствии с задачей
Теперь все счета выписываются в одной системе с единой нумерацией и номенклатурой.
10.Для контроля оплаты счетов была произведена автоматизация, за основу которой взято системное поле «Срок оплаты».
Теперь, при наступлении даты «Срок оплаты», счет автоматически переходит в стадию «Просрочен» и ответственному приходит соответствующее напоминание: «Свяжитесь с клиентом, уточните причину и измените срок оплаты».
Если сотрудник игнорирует сообщение, то система повторяет напоминания через 1, 3, 7, 14, 30 дней. Причём последние два дублируются руководителю.
Если сотрудник меняет срок оплаты, счет переходит в предыдущую стадию и ожидает до новой даты «Срок оплаты». И так по циклу.
Если сотрудник меняет срок оплаты, счет переходит в предыдущую стадию и ожидает до новой даты «Срок оплаты». И так по циклу.
Таким образом, формируется непрерывный цикл контроля просрочки счета с периодом в 1 месяц.
11.Для оперативного информирования ответственных сотрудников об оплате выставленных счетов, была произведена автоматизация и интеграция Битрикс24 с банком организации.
Для интеграции Битрикс24 с банком "Альфа банк" использовали приложение из Маркета "Альфа Банк - Интеграция".
После поступления от клиента платежа, система автоматически:
- привязывает платеж к счёту,
- переводит счет в стадию «Оплачен»
- отправляет соответствующее уведомление в чат ответственного и просьбой задать дату отгрузки
- переводит связанную сделку с стадию «Предоплата получена»
В результате, сотрудники оперативно получают уведомлению об оплатах и не зависят от бухгалтерии.
12.Для автоматизации запроса УПД у бухгалтерии была создана чат-группа «Бухгалтерия», куда были добавлены сотрудники бухгалтерии и отдела продаж.
После задания даты отгрузки в счете, за день до отгрузки:
- в чат бухгалтерии автоматически приходит запрос УПД от ответственного, со ссылками на файл счета и сущность счета
- самому ответственному приходит уведомление о том, что послан запрос УПД в чат бухгалтерии
- после того как бухгалтерия отправляет УПД она ставит соответствующую ответную реакцию (галку) под сообщением.
В результате, запрос УПД всегда отправляется в нужное время, в соответствии со сценарием, без участия сотрудника.
13.Для автоматизации заполнения и отправки доверенности создали шаблон доверенности и необходимые поля в сделке.
Когда требуется, ответственный в сделке вводит данные о получателе, счёте, складе и нажимает «Отправить доверенность». После этого:
- формируется файл доверенности с перечислением получаемых товаров и их количеством
- файл заносится в сделку
- и затем отправляется ответственному склада по e-mail.
Таким образом, автоматическое формирование доверенности освобождает от рутины и уменьшает количество возможных ошибок.
14.Складской учет был реализован на штатном функционале Битрикс24 «Складской учет», включенный в тариф «Стандартный".
- подготовили таблицу и импортировали номенклатуру производителя вместе с группами
- задали тип расчета себестоимости
- задали срок резервирования товара
- завели несколько складов.
- совместно с заказчиком произвели первичное оприходование остатков по каждому складу
Теперь, при заведении товара в сделке товар автоматически резервируется.
Обратите внимание: резервирование товара возможно только в сделках. В счетах резервирование не реализовано.
Это ограничение штатного функционала «Складской учет» (по состоянию на март 2026 года).
В любой момент можно посмотреть общий остаток и резерв товара в каталоге товаров.
Узнать в каких сделках зарезервирован товар можно, зайдя в карточку товара в каталоге товаров и затем, нажав на число в поле "В резерве".
Посмотреть резерв в разрезе складов можно через соответствующий раздел аналитики «Остатки товаров» в разделе «Складской учет».
Обратите внимание: штатный функционал "Складской учет" предназначен для простого складского учёта.
По состоянию на март 2026 года, в нём не поддерживается:
- адресное хранение
- учёт партий, серий, сроков годности
- и прочих функций расширенного складского учёта
15.Дополнительно было произведено обучение ключевых сотрудников и сопровождение Битрикс24 в течение 1 месяца после завершения внедрения (консультации, исправление замеченных ошибок).
Для обучения использовали штатный функционал Битрикс24:
- Видеоконференции с записью экрана
- ИИ речевую аналитику встречи с помощью BitrixGPT Follow-up
В результате обучения с использованием соответствующих штатных инструментов Битрикс24, компания дополнительно получила:
- видео запись обучения
- резюме встречи с разбивкой на логические пункты, их кратким описанием и тайм-кодом, с возможностью по тайм-коду перейти к нужному аудио фрагменту встречи
- детальную транскрибацию встречи в текст с тайм-кодом
